Często spóźniamy się do pracy z powodu okoliczności, których nie możemy kontrolować, takich jak chore dziecko lub korek uliczny; ale bez względu na przyczynę opóźnienia, będziesz musiał otwarcie i bezpośrednio komunikować się ze swoim przełożonym, aby poinformować go o sytuacji. Krótki e-mail wyjaśniający sytuację jest dobrą opcją, jeśli nie jest to twoje pierwsze opóźnienie lub jeśli jest za późno.
kroki
Metoda 1 z 4: Powiadamianie z wyprzedzeniem
Krok 1. Oceń długość opóźnienia
Przeanalizuj daną nieprzewidzianą sytuację, aby oszacować, ile czasu zajmie Ci dotarcie do pracy – w zależności od wykonywanej pracy kilka minut nie będzie końcem świata, ale pamiętaj, aby poinformować kogoś, jeśli myślisz, że spóźnić się przez dłuższy czas.
- Dokonaj dokładniejszego oszacowania, biorąc pod uwagę, ile czasu będziesz potrzebować na rozwiązanie sytuacji. Użyj aplikacji nawigacyjnej, jeśli utkniesz w korku, na przykład, aby sprawdzić prędkość ruchu.
- Twój przełożony będzie bardziej zrelaksowany i będzie mógł podjąć niezbędne kroki, jeśli będzie miał szacunkowy czas Twojego przyjazdu.
Krok 2. Zadzwoń do pracy, jeśli uważasz, że opóźnienie będzie dłuższe niż dziesięć minut
O ile nie masz absolutnej pewności, że i tak zdążysz na czas, najlepszym sposobem działania jest poinformowanie kogoś o spóźnieniu – zadzwoń, aby poinformować go, co się dzieje i jak szybko myślisz, że zdążysz.
Lepiej zapobiegać niż leczyć, więc zadzwoń, nawet jeśli nie masz możliwości oszacowania długości opóźnienia
Krok 3. Rozważ wydarzenia zaplanowane na ten dzień i zadzwoń jeszcze wcześniej, jeśli to konieczne
W zależności od umówionego dnia spóźnienie może spowodować coś więcej niż tylko drobne niepowodzenie - na przykład natychmiast powiadom odpowiednie osoby, jeśli sklep, w którym pracujesz, ma tego dnia dużą wyprzedaż lub jeśli masz bardzo ważne spotkanie na firma.
Współpracownik może poradzić sobie z sytuacją, jeśli natychmiast zadzwonisz, aby powiadomić firmę
Krok 4. Poproś o bezpośrednią rozmowę z przełożonym
Gdy tylko ktoś odbierze telefon, poproś o rozmowę z kierownikiem, kierownikiem zmiany, przełożonym lub bezpośrednim podwładnym do swojego szefa – w ten sposób możesz mieć pewność, że wiadomość dotrze do właściwej osoby.
- Podziel się ważnymi informacjami, jeśli je posiadasz, z sekretarką przełożonego - prawdopodobnie zrobi notatki i będzie mieć zapis rozmowy.
- Unikaj proszenia współpracownika o przekazanie wiadomości swojemu przełożonemu – jeśli jest zbyt zajęty lub nawet rozproszony, może zapomnieć przekazać informacje właściwej osobie.
Metoda 2 z 4: Osobiste przeprosiny
Krok 1. Od razu omów sprawę z szefem
Przeprosiny powinny być twoim priorytetem, kiedy przyjdziesz do pracy. Twój przełożony prawdopodobnie powie „w porządku” i pozwoli ci zacząć normalnie pracować – w przeciwnym razie będzie miał możliwość przedyskutowania sprawy z tobą.
- Przeproś osobiście, nawet jeśli zawiadomiłeś już osobę odpowiedzialną telefonicznie.
- Możesz sprawiać wrażenie, że jesteś obojętny lub nieodpowiedzialny, jeśli próbujesz odłożyć przeprosiny, ponieważ jesteś zbyt zajęty lub boisz się przeciwstawić swojemu szefowi, niszcząc swoją reputację w firmie.
Krok 2. Podaj krótkie uzasadnienie opóźnienia
Wyjaśnij okoliczności, które spowodowały opóźnienie, mówiąc otwarcie, wprost i szczerze – im bardziej rozbudowana historia, tym bardziej będzie się wydawać, że kłamiesz.
- Nie upiększaj historii niepotrzebnymi szczegółami; zamiast tego po prostu powiedz coś w stylu: „Przepraszam, spóźniłem się. Mój najmłodszy syn zaczął się źle czuć, gdy miałem wyjść z domu”.
- Unikaj dzielenia się szczegółami, które nie pasują do wykonywanej pracy – jeśli spóźniłeś się, ponieważ rozproszył Cię osobisty telefon lub spędziłeś godzinę w łazience z bólem brzucha, być może najlepszym rozwiązaniem jest przeproszenie bez dając wymówki.
Krok 3. Bądź szczery
Staraj się przekazać szczery ton wyrzutów sumienia podczas przeprosin – Twój przełożony nie jest głupcem i zauważy, jeśli ci to nie zależy. Najlepszą rzeczą do zrobienia jest po prostu być uczciwym i przyjąć odpowiedzialność za swój błąd.
Nie śmiej się, nie żartuj ani nie próbuj lekceważyć opóźnienia – takie zachowanie może zostać uznane za brak szacunku
Krok 4. Zakończ rozmowę „dziękuję”
Nie ma znaczenia, czy Twój przełożony był wściekły, czy nawet nie przejmował się opóźnieniem w taki czy inny sposób, poświęć chwilę na podziękowanie - w końcu to ta osoba jest powodem, dla którego nadal masz pracę. Gest wdzięczności może również zmiękczyć nieco serce szefa, jeśli wcale nie jest zadowolony z opóźnienia.
- Okaż wdzięczność, mówiąc coś w stylu „Dziękuję za zrozumienie. Obiecuję, że to się nie powtórzy."
- Połykanie dumy przed szefem może być trudne, ale jest to najbardziej dyplomatyczna opcja, szczególnie jeśli to ty ponosisz winę za opóźnienie.
Metoda 3 z 4: Przepraszanie na piśmie
Krok 1. Wyślij e-mail z przeprosinami, jeśli wyjątkowo się spóźnisz
W przypadku opóźnień dłuższych niż godzina dobrym pomysłem może być uzupełnienie przeprosin wiadomością pisemną. Pokażesz, że naprawdę jest ci przykro, jeśli poświęcisz czas na napisanie oficjalnego e-maila, dzięki czemu możesz „odzyskać” swojego przełożonego.
E-mail jest również dobrym pomysłem dla tych, którzy spóźnili się z innych powodów lub jeśli opóźnienie spowodowało poważny problem biznesowy, taki jak utrata klienta lub naruszenie bezpieczeństwa
Krok 2. Napisz tekst używając struktury formalnej
Umieść swoje imię i nazwisko oraz adres e-mail na górze dokumentu, aw następnym wierszu podaj odpowiednią datę. Poniżej wpisz imię i adres e-mail swojego szefa, a także adres firmy.
Podaj adres swojego oddziału zamiast siedziby głównej, jeśli firma jest bardzo duża i ma wiele budynków
Krok 3. Zacznij e-mail od tradycyjnego powitania
Zacznij od napisania „Drogi Fulano” – w Brazylii dość często odwołuje się do przełożonego po imieniu, ale można też użyć „Pan”. lub „Pani”. jeśli uznasz to za bardziej odpowiednie dla danej osoby.
- Większość e-maili z przeprosinami zaczyna się od słów „Dear Luis” lub „Dear Marina”.
- Możesz również użyć imienia swojego przełożonego, po którym następuje przecinek, jeśli uważasz, że „Drogi” jest trochę zbyt daleko idące.
- Uważaj, aby nie brzmieć zbyt intymnie, bo możesz zabrzmieć lekceważąco.
Krok 4. Dołącz przeprosiny w treści wiadomości e-mail
Wyjaśnij, że powodem wiadomości jest wyjście poza proste przeprosiny, a następnie podsumuj przyczynę opóźnienia, nawet jeśli już omówiłeś to ze swoim przełożonym. Nie zapomnij podać daty i godziny zdarzenia, aby zapewnić szerszy kontekst sytuacji.
- Wyjaśnienie może brzmieć mniej więcej tak: „Chciałbym szczerze przeprosić za moje dwugodzinne opóźnienie w ostatni piątek, 10 sierpnia 2018 r., kiedy miałem w domu nieprzewidziane wydarzenie, które wymagało mojej natychmiastowej uwagi. Rozumiem, że moja nieobecność nastąpiła bardzo nieodpowiednia chwila dla firmy i jeszcze raz przepraszam”.
- Napisz krótki, prosty tekst. Najlepiej byłoby, gdyby miał tylko kilka linijek - wstęp, szybkie wyjaśnienie i przyznanie się do błędu.
Krok 5. Pokaż, że rozumiesz konsekwencje spóźnienia
Nie zawsze łatwo jest wychwycić ton pisemnych przeprosin, więc dołącz linijkę, aby wyraźnie powiedzieć, że jest ci przykro – potwierdź, jak pomyłka zaszkodziła przełożonemu i współpracownikom lub zakres szkód, jakie wyrządził firmie, w przypadku jakichkolwiek konsekwencji finansowych.
Napisz coś w stylu: „Kiedy opuściłem spotkanie zaplanowane na 10:00, wiem, że straciłem potencjalnego klienta i że nadszarpnąłem reputację firmy jako firmy doradczej nastawionej na zadowolenie klienta”
Krok 6. Sfinalizuj wiadomość e-mail z informacją, jak chcesz naprawić błąd
Wyjaśnij, co planujesz zrobić, aby uniknąć dalszych opóźnień, opisując dokładnie kroki, które planujesz podjąć od teraz, takie jak wcześniejsze wyjście z domu lub dokładniejsze planowanie spotkań. W ten sposób pokażesz, że skupiasz się na realistycznych rozwiązaniach, a nie tylko na pustych wymówkach.
Okaż dobrą wiarę, kończąc list słowami w stylu „Aby to się nie powtórzyło, rozmawiałem już z sąsiadem i poprosiłem go o pomoc w podobnych sytuacjach”
Krok 7. Wyraź wdzięczność przed podpisaniem
Podziękuj odbiorcy za wyrozumiałość i cierpliwość, a także za czas poświęcony na przeczytanie e-maila. Miła fraza pomoże zwalczyć wszelkie pozostałe urazy, nadając pozytywny ton przyszłym interakcjom z przełożonym.
- To ostatnie zdanie nie musi być wielkim problemem, proste „Dziękuję za cierpliwość i spokój w całej sytuacji i czekam na kolejną szansę udowodnienia mojej lojalności wobec firmy”.
- Jeśli chcesz czegoś jeszcze prostszego, zakończ słowami „Dziękuję za zrozumienie moich trudności i planów ich przezwyciężenia”.
Krok 8. Podpisz na dole dokumentu
Wpisz swoje pełne imię i nazwisko, używając nazwiska, które znasz w pracy. Jeśli zdecydujesz się wysłać wiadomość w formie drukowanej, a nie e-mailowej, zostaw trochę odstępu między swoim imieniem i nazwiskiem a ostatnim akapitem tekstu, aby móc podpisać list po jego wydrukowaniu.
- Możesz również dołączyć „Z poważaniem” przed subskrypcją.
- Jeśli pracujesz dla bardzo dużej firmy, podaj swój tytuł zawodowy, aby pomóc przełożonemu zidentyfikować nadawcę.
Metoda 4 z 4: Bycie uczciwym i godnym zaufania
Krok 1. Unikaj kłamstw i wymówek
Wymyślanie historii uzasadniającej opóźnienie może być dość kuszące, ale oprzyj się temu – przyczyna opóźnienia nie jest tak ważna, jak wyjaśnienie, że zrobisz wszystko, co w Twojej mocy, aby problem nie powtórzył się. Co więcej, sytuacja jeszcze się pogorszy, jeśli kłamstwo zostanie odkryte.
- Nawet małe zawijasy mogą skomplikować twoją sytuację. Prosty raport drogowy wystarczyłby, aby obalić twierdzenie, że spóźniłeś się z powodu korka.
- Skupienie się na tym, jak opóźnienie wpłynęło na innych, zamiast próbować zmniejszyć błąd, zrobi bardziej pozytywne wrażenie. Na przykład „Dzięki za zmianę terminu spotkania w ostatniej chwili” brzmi znacznie lepiej niż „Avenue Tal została całkowicie zatrzymana”.
Krok 2. Poczekaj do końca spotkania, aby przeprosić
Jedynym momentem, w którym nie powinniśmy od razu przepraszać, jest spóźnienie się na ważne spotkanie, które wciąż trwa - w takim przypadku najlepszą opcją jest natychmiastowe wejście do sali konferencyjnej. Przeprosiny mogą poczekać.
- Staraj się robić jak najmniej hałasu, aby niezauważenie dostać się na spotkanie.
- Przeprosiny podczas spotkania tylko zakłóciłyby rozmowę i byłyby krępujące, ponieważ musiałbyś to zrobić w obecności swoich kolegów i przełożonych.
Krok 3. Postaraj się uniknąć dalszych opóźnień w przyszłości
Oczywiście wszyscy od czasu do czasu się spóźniają, ale jeśli wyrobisz w sobie nawyk spóźniania się, zdobędziesz w pracy niepewną reputację. Bez względu na liczbę i intensywność przeprosin, powtarzanie tego samego błędu w kółko wysyła wiadomość, że tak naprawdę nie jest ci przykro z powodu tego, co zrobiłeś.
- W razie potrzeby zacznij wstawać pół godziny wcześniej, aby mieć dodatkowy czas na poranną rutynę i dojazd do pracy.
- Możliwe, że zostaniesz skarcony, ukarany, a nawet zwolniony, jeśli zaczniesz się zbyt często spóźniać.
Porady
- Punktualność jest ważnym wymogiem w każdej pracy, ale niektórzy kontrahenci traktują ją poważniej niż inni – zadzwoń do kierownika, nawet jeśli spóźnisz się tylko kilka minut, jeśli spóźnienie jest postrzegane szczególnie negatywnie w kulturze firmy.
- Przekaż wiadomość, zanim zrobi to za Ciebie współpracownik – nie informuj swojego przełożonego o opóźnieniu od kogoś innego.
- Załóżmy, że chcesz zrobić coś, aby zrekompensować opóźnienie, jeśli uważasz, że jest to konieczne - na przykład zaoferuj pracę do późna lub przejęcie większej liczby zadań w projekcie.
- Kup trochę smakołyków dla całego biura następnym razem, gdy się spóźnisz – może uznają, że powodem spóźnienia jest uprzejmość, więc będą bardziej skłonni ci wybaczyć.